В чем польза простых инструкций?

Категория: Технические советы

– Автор: Игорь (Администратор)

Когда человек чем-то долго занимается, то многое для него становится привычным и естественным. Однако для остальных-то это не обязательно столь же очевидно. Поэтому простые инструкции, которые могут казаться чем-то ненужным, на самом деле это неплохое явление. Нужно просто обращать внимание на то, что постоянно повторяется.

Представим себе простую ситуацию. Существует человек и он, скажем, занимается ремонтом мелкой техники. Каждый день через его руки проходит 5-10 разных устройств. За 5 дней это порядка 25-50 устройств.

Каждый раз ему приходится уточнять контакты человека, чье произведение искусства он чинит, проблемы устройства, какие-то дополнительные детали. И это еще до того момента, как он начнет чинить сие творение.

Допустим, подобное занимает где-то минут 10 на 1 устройство. Воспользуемся калькулятором, а так хитростями высшей математики, и узнаем, что это порядка 50-100 минут в день. Т.е. в день тратится по часу-полтора. В неделю это 250-500 минут или примерно 4-8 часов. Немалое такое время, правда ведь?

Что делает этот человек? Он берет и создает простую инструкцию, в которой описано что от клиента требуется и какие данные ему необходимо заполнить, еще до того, как техника попадет к человеку "на все руки". Естественно, это не может полностью заменить общение с клиентом. Всегда могут возникать какие-то дополнительные вопросы, нюансы, которые нужно обсудить, и так далее.

Однако рукастый человек заметил, что вместо 10 минут на 1 устройство, он начал тратить по 2-3 минуты. Для простоты расчетов, пусть будет 3 минуты. Это значит, что в неделю вместо 250-500 минут, он начал тратить 75-150 минут или примерно 1-2,5 часа.

Казалось бы, какая мелочь, а эффективность возросла практически в 4 раза!

Еще один важный нюанс. Рукастому человеку существенно меньше приходится заниматься тем, чтобы вести однотипные разговоры. Большинство уточняющих вопросов и фраз становится более уникальными и разнообразными (так как детали в разных ситуациях редко бывают одинаковыми), что чисто психологически воспринимается легче. Утрируя, попробуйте как-нибудь на досуге с кем-нибудь раз 50-100 повторить диалог из двух фраз, быстро поймете о чем речь.

Рассмотрим еще один коротенький пример. Допустим, хостинг. Немалая часть владельцев сайтов плохо разбирается в их технической части. И это нормально! Однако, время от времени, им необходимо, например, создавать FTP-аккаунты, чтобы кто-то другой мог что-то сделать в сайте. Если у хостинга существует простая инструкция с картинками, то даже если пользователь сам не сможет найти этот обзор, технической поддержке не придется тратить много времени, достаточно будет прислать одну простую ссылку.

Аналогично можно приводить примеры про многие сферы. Если все те части, которые занимают время и однотипны, скомпоновать в некую простую инструкцию, то экономится масса времени. Как видите, простые инструкции простые только с виду, а в реальности это мощный инструмент.

Примечание: Справедливости ради, отмечу, что такое не всегда возможно, но тем не менее.

А как вы считаете?

Так же советую ознакомиться с обзорами - Написание инструкций для программ и модулей - на что стоит обращать внимание? и еще Закулисье технической поддержки: на что обращают внимание?

Понравилась заметка? Тогда время подписываться в социальных сетях и делать репосты!