Автоматизация рутинных задач - польза и вред

Категория: Технические советы

– Автор: Игорь (Администратор)

В рамках данной заметки, я расскажу вам про автоматизацию рутинных задач, а так же какие могут быть польза и вред.

Рутина нравится далеко не всем, поэтому нет ничего удивительного в том, что люди задумываются об их автоматизации. Однако, любое дело имеет какой-то смысл. Поэтому прежде, чем заниматься чем-то подобным, стоит всегда задумываться о том, какие плюсы и минусы могут возникнуть. Именно об этом и пойдет речь далее.

Но, вначале, хотел бы отметить, что далеко не все должно подвергаться автоматизации. Приведу утрированный пример. Вместо того, чтобы жевать, можно употреблять пищу в жидкой форме (тогда и не придется челюстями двигать). Однако, будет ли такая пища вкусной и будете ли вы получать от нее удовольствие - весьма сомнительно. Если ближе к реальности, то чаще всего речь идет о финансах и личных делах (но, может касаться любой задачи).

Примечание: В рамках материала, будут рассмотрены только самые базовые и общие вещи. Так же учитывайте, что это субъективное мнение, носящее информационный характер. Вам не обязательно соглашаться с ним или исходить из него при принятии решений.

Польза автоматизирования рутинных процессов и задач

Рассмотрим пользу автоматизации рутины.

1. Освобождение времени и сил. Пожалуй, весьма очевидно, что если рутиной не нужно более заниматься, то и времени появится больше для всего остального (вселенского и глобального).

2. Дополнительные возможности автоматизации. Нередко, средство или инструмент, с помощью которого вы осуществляете автоматизацию рутинных процессов, предоставляет дополнительные возможности. К примеру, если речь идет о бэкапах, то в ручном виде это чаще всего обычные архивы, а программы же резервного копирования имеют массу примочек. Например, инкрементальные бэкапы, позволяющие экономить место жесткого диска.

3. Минимизация ошибок. Когда человек занимается рутиной и отвлекается, например, во всякие социальные сети, то он легко может ошибиться. Автоматизированные же инструменты, обычно таких ошибок не совершают, но есть нюансы, о них пойдет речь в следующем разделе.

4. Опыт многих людей. Когда рутинный процесс или задача автоматизируются не для одного человека, а для многих, как это часто бывает с программами, то это значит, что в инструменте сосредотачивается опыт многих людей и их подходов. Например, иногда, пользуясь какой-либо программой, можно узнать интересные вещи и хитрости.

5. Простота. Речь идет не только об инструментах вида "в один щелчок". Здесь подразумевается чуть больше. Допустим, вам нужно помыть посуду. Каждый может себе это представить. В чем могут быть нюансы. Во-первых, моющее средство - сколько его использовать? Если много, то будет не экономно, если мало, то посуда будет плохо чистится. Во-вторых, в каком порядке мыть посуду и как ее складывать (для огромных завалов особенно важная тема). В-третьих, если вы не очень аккуратны или торопитесь, то можете разбрызгать воду, а значит нужна швабра под рукой (салфетки, тряпка и прочее). И так далее. Если же использовать посудомойку, то она автоматически решает все эти вопросы. То есть, инструмент уже содержит в себе фундамент (типовые решения и прочее), который нет необходимости создавать с нуля. Если же рассматривать онлайн-сервисы или же отдельные программы, то они, обычно, уже включают в себя все необходимое.

То есть, плюсы весьма существенны, в прочем, здесь нет ничего удивительного. Посмотрим же обратную сторону.

Вред автоматизирования рутинных процессов и задач

Там, где есть плюсы, всегда есть минусы. Поэтому так же стоит понимать какой вред может принести автоматизация рутины.

1. Специфические проблемы и ошибки. Автоматизация подразумевает, что большинство типовых проблем и ошибок исходно решается инструментом (например, цифры всегда правильно складываются). Однако, вместе с этим могут возникать специфические проблемы, которых раньше и не могло быть. Например, каждый знаком с такими ситуациями, когда после установки "исправлений" программа ломается или же начинает "глючить".

2. Доступность ваших данных и онлайн. Всегда важно помнить о том, что данные могут храниться в специфических форматах, которые может прочитать только исходная программа, или же доступ к данным может зависеть, как минимум, от наличия интернета. Это значит, что если некая информация вам срочно нужна, то есть риск, что она будет недоступна.

3. Проблемы комом. Если случаются проблемы с инструментом автоматизации рутины, то это может означать рост проблем комом. Несколько примеров. У вас сломалась посудомойка, а моющего средства под рукой нет. Значит либо мытье придется отложить, либо идти за ним. Программа не запускается, значит нужно вспоминать, где все хранится, как вести расчеты, как организован процесс, как решать задачу и так далее. Если одно из основных средств автоматизации сбоит, то это может сделать недоступным или бессмысленным все те инструменты, которые зависят от него. То есть, кроме самой рутины, возникнут дополнительные проблемы, которые необходимо будет решать.

4. Ограниченность. Автоматизированные средства и инструменты имеют свои ограничения, которые часто просто так не обойти. Банальный пример - объем загружаемых файлов. Файл занимает на 1 байт больше? Такой файл уже не загрузится. Иной пример. Вы ведете какие-то расчеты и возникла ситуация, что нужно делать дополнительные промежуточные расчеты (даже самые элементарные), а сервис или программа такого просто не подразумевают.

5. Зависимость. Этот пункт проявляется во многих вещах. К примеру, вы пользовались неким сервисом, а там изменились условия и вам нужно искать что-то подобное. Если данных в исходном сервисе практически нет, то проблема коснется только поиска аналогов. А если данных много и все они хранятся специфически? Перенос такого дела в ряде случаев может быть практически неподъемным. Бытовой пример. Посудомойка может подразумевать использование только определенной марки моющих средств. И так далее.

6. Автоматизация. Конечно, приятно, когда за тебя вся рутина выполняется автоматически. Но, о ней всегда необходимо помнить - где, что и как было автоматизировано. Иначе может возникать немало "неожиданностей". Этот пункт особенно касается финансовой части. Например, автоматизация шаблонных расходов. Это приятная плюшка, но если за ней не следить, то могут возникать различные неприятные ситуации, такие как не вовремя списались финансы, финансы ушли в никуда (не пользуетесь чем-то, но не отключили шаблон) и прочие.

7. Простота. Если человек никогда не считал сам, а всегда использовал калькулятор, то он попросту не сможет быстро сложить даже самые простые числа. И это касается всей автоматизации в целом.

Как видите, вред от автоматизации то же может быть существенным.